ワークフロー
1つの案件。 全員が参加します。
依頼の開始には約1分しかかからず、これまで11通のメールで行っていた作業に代わります。作成から案件のクローズまでの流れを、ここですべてご紹介します。
- 標準で複数当事者に対応し、順序もお客様が設定できます
- 当事者ごとの機密性を、約束するだけでなく実際に強制します
- 上書きではなく、レビュー、ラウンド、置き換え
6つのステップ
依頼の開始には約1分しかかかりません。
ステップ 01
依頼に名前を付ける
人ごとに文書を作るのではなく、案件ごとに1つのファイルを作ります。以降のすべてがここにひも付きます。
ステップ 02
関係者を追加する
申込者、共同申込者、保証人、立会人、案件によっては公証人。それぞれについて把握すべき事項もあわせて設定します。
ステップ 03
署名する文書をアップロードする
署名者ごとに署名フィールドを、必要な情報ごとに入力欄を配置します。署名、イニシャル、署名日、テキスト、承認または拒否、法人印に対応しています。
ステップ 04
一人ひとりのチェックリストを添付する
それぞれの人に専用のものを。アップロードする書類、記入するフォーム、確認する事項。各当事者に見えるのは、自分のリストだけです。
ステップ 05
送信する
作業はこれだけです。全員に専用のリンクと専用の順番が届き、お客様が決めた順序で進みます。
ステップ 06
レビューしてクローズする
すべてが1つの画面に集まります。各項目を承認するか、理由を添えて差し戻します。案件をクローズすると、顧客プロファイルに記録されます。
当事者ごとの機密性
専用のリンク、専用のリスト、専用の順番。
同じ案件の中でも当事者間の機密性は、人の注意に頼るのではなく、データのレベルで強制されます。
- 共同申込者は、申込者の銀行取引明細を見ることができません
- 立会人は、どちらも見ることができません
- 誰が先にメールを開いたかにかかわらず、お客様が設定した順序で進みます
- 各事務所の記録は、データベースの中で、ほかのすべての事務所から分離されています
書き直しではなく、ラウンドで進める
再び開くのは1つの項目だけ。ほかはそのままです。
理由を添えて1つの項目を差し戻すと、その項目だけが再び開きます。お客様がすでに提出した内容は、そのまま残ります。1つの欄を直すだけで、最初からやり直す必要はありません。
- 文書そのものを変更する場合は、同じ案件の新しいラウンドとして扱います
- 前のラウンドは、署名と日付も含めて、そのまま保存されます
- 署名済みの契約は、案件の中で置き換えることしかできません。黙って変更したり削除したりすることは決してできません
署名そのもの
データベースの1行ではなく、文書の中に書き込まれます。
最後の当事者が署名すると、署名は文書そのものに書き込まれます。PDFをどこで開いても、いつまでも、オフラインでも、署名はファイルの中にあります。データベースに「署名済み」と書かれた1行があるだけではありません。
- 署名、イニシャル、署名日、テキスト、承認または拒否、法人印のフィールド
- 署名者ごとにフィールドを割り当て、ほかの人の代わりに署名できないようにします
- 本人確認の結果が、署名とともにファイルの中に残ります
一度お試しいただければ、すぐにおわかりいただけます。
20分のデモをご予約ください。実際の依頼を、作成から案件のクローズまで、ご一緒に作成します。